【会社でのマナー】報告・連絡・相談「ホウレンソウ」5W1Hはビジネス基本

新社会人の方は、ビジネスの基本「ホウレンソウ」なんて言葉を耳にしたことはありますか?

ビジネスだけではなく何事にも「報告・連絡・相談」の3つは基本的であり、かつ重要なので覚えておきましょう。

さらには、「5W1H」というものもありますので、しっかりと押さえておきましょう。



報告・連絡・相談「ホウレンソウ」5W1Hはビジネス基本

上司から指示を受ける際に、ただ言われたことをメモしていればいいというものでもありません。

上司が必ず必要な情報を伝えきってくれるか分かりませんので、そもそも完璧な人間だと思わないようにしておきたいものです。

必ず「5W1H」と呼ばれる以下の情報を聞きながらメモを取っていきましょう。

When(いつ)
Where(どこで)
Who(誰が)
What(何を)
Why(なぜ)
How(どのように)

このなかで、もし上司からの指示で抜けていたら、必ず確認しておきたい。あとで、「いつまで提出だっけ?」とならないように気をつけたいところ。

後々、上司に聞きに行けば解決しますが、上司が伝えてないにも関わらず「言ったではないか!」と偉そうに間違いを認めないこともあるでしょう。

もちろん、優しく丁寧に対応してくれる上司がいる職場では聞きやすいでしょうが、頑固者もいるものです。

何回も聞きに行くのがおっくうだと思うのであれば、一度で全て聞いてしまいましょう。

指示内容は必ずメモをとる

仕事をする上で、上司に指示をされそれ通りに行わなくてはいけないことがありますよね。そんなとき、指示内容は必ずメモするようしましょう。

特に、会社に入りたてや慣れていない頃は、その時覚えていても時間が経つに連れて内容が曖昧になってしまうもの。メモを持って同席しなかったら、上司も指示内容を理解してやってくれるのか疑問を持ってしまうでしょう。

やる気も見られないと受け取られますし、そもそもメモを持っておくのがマナー。

いつまでにやるのか、どんな内容をやるのか・・・基本的なことまで忘れては元も子もありません。これは、自分の才能の無さをアピールしているようなものです。

上司に呼ばれた際には、使用しなかったとしても必ずメモを用意しておくのが基本となりますよ。

もし、メモを持参しなかったとしても、指示を受けるのであれば、丁寧にメモを取ってくる許可を得て戻りましょう。戻る断りを入れづらいからといってそのまま聞いてしまうと、後で残念な結果が待っていることを理解してください。

聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥」という古くからの言葉がありますが、まさにそれに近いものがあるので、先手先手でトラブルは回避するようにしたいものです。


出典:マネたま



話の途中で割り込まない

上司からの指示を聞いているなかで、「5W1H」の情報に抜けているものがあったとしても、話の途中で質問するのはNG。話が終わって、確認するタイミングができたら質問するようにしましょう。

それは、会話において基本的なことですが、あなたも話途中で入ってこられたらイラッとしますし、非常識な奴だなと思いますよね。

もしかしたら、話の最後にまとめて話してくれるつもりでいたのかもしれません。

また、途中で話を止められてしまうと、まとまっていた話の内容途切れ途切れになり伝え漏れが出てくる可能性も高まります。

さらには、「5W1H」を理解したら、再度復唱して上司と一緒に確認し、不明点があれば質問するようにします。意見を提案しながら上司との打ち合わせができると、上司から自分への信頼や評価も高まってくることでしょう。

できない仕事は断る勇気を

上司に指示された際には、その内容が自分にできるかできないかを判断することも大切です。業務内容のボリュームが、期日に対して明らかに無理難題だとしたらどうでしょうか?

断ると自分が無能だと思われてしまうなんて考えてしまい、請け負ったとします。

できれば問題ありませんが、できなかった場合、会社に迷惑をかけることになりますよね。りたくないから断るのはもってのほかで、あくまで期日や内容を見極めて断りましょう

その際に、「できません」と一言で済まさないように。

何日までならできるのか、どんなボリュームならできるかを伝えるようにします。どうしても期日などを変えられないものであれば、誰かと分担したり別の人に頼んだりと、再度指示をしてくれることでしょう。

もし、「どうにかしろ」としか指示してこないのであれば、その上司は無能かつ尊敬に値しない人物と認識していいでしょうね。

そんなときは、会社の相談窓口に相談してもいいでしょうし、窓口がない会社や漏れ伝えられるのが怖い場合は、厚生労働省の総合労働相談コーナーなどに相談しましょう。

部下だからといって何でも押しつけてくる上司がいるが、そんなことで精神的に追いつめられる必要はないのです。

ただし、できないのに後になってから「できませんでした」なんていうのは無責任で迷惑そのもの・・・必ず引き受ける前にできる範囲かどうか伝えるようにしましょう。

仕事の相談をするときのマナー

上司に仕事上の疑問点を相談するとき、いきなり質問したい箇所だけ言っても伝わらないので注意。上司にも都合がありますし、ただ質問されても何がどうなって疑問に思ってるのか分かりにくい。

質問したければ、「失礼いたします、ご相談したいことがあるのですが、お時間よろしいでしょうか?」とお伺いを立てるのがマナー。

もし、書類などを持って行き上司のほうから「何か?」と言ってきた場合は「実は○○について」と、切り出せば問題ありません。

しかし、「今は立て込んでいるから後にしてくれないか」と言われたときは、遠慮する。どうしても急いでいるのであれば、「できれば今日中にお願いしたいのですが・・・」と期限があることを伝えるようにしましょう。

そう言っておけば、空いている時間を伝えてくれることでしょう。それまでは、別の業務やできることを済ませるようにすれば、スムーズにことが進みますよね。



相談する前にしておきたいこと

相談するにしても、何度も上司に質問するのはあまりいいとは言えません。相談内容は、事前に簡潔にまとめておくことで一度で解決できるようにしておきます。

その際、今何をやっててどんな理由で分からないのかを明確に。

問題点だけを伝えるのではなく、業務の全体内容のうちどこが分からないのかを伝えることで上司も明確な改善方法を教えやすいもの。

相手も自分の業務を進めているということを理解して、時間を多く使わせないように注意することが求められます。ただ、気を遣いすぎて質問をしないことは、先ほどから述べているとおり厳禁。

また、質問するだけではなく、自分の意見も一緒に述べるようにするとよりよい話し合いになることでしょう。そうすることで、上司はあなたに期待が持つことができますし、頼もしく感じてくれると思いますよ。



報告するときのマナー

ビジネスにおいて、報告することは基本中の基本。明確に伝えるコツは、結論や重要なことは最初に言うこと。

トラブルがあるのであれば先に話し、その後に具体的な内容を話せば簡潔で分かりやすい。

報告する際に気をつけておきたいのが、自分の予想で話さないこと。

「○○だと思います」や「~のようです」など根拠のない意見は述べても仕方がありません。

上司も、話されている内容が本当なのかどうなのか分かりかねますよね。

もし、しっかりとした根拠があって話しているのであれば、必ず明確に話して伝えます。

自分の意見というフィルターが一つ挟まるだけで、上司の判断を誤らせる可能性もあり、会社に多大なる迷惑をかけることにもなりかねないのです。

失敗の言い訳はしない

人間であれば、失敗してしまうこともありますよね。怒られるのが嫌だからという理由で上司に報告しないのは社会人失格

人にとって「自分」はかわいいものなので、つい自分が悪くないと言い訳をしたくなるもの。

「頑張ったんですけど・・・」「○○じゃなければできたんですが・・・」これは、いただけない。

上司や会社にとって、その言い訳を聞いたところで結果は変わりません。言い訳をするのであれば、なぜ失敗したのかを明確にして、これからどうするかを考えたほうがいい。

失敗の原因が分かれば、どうすればいいかも見えてくるでしょうし、次は改善して同じ失敗を繰り返さないで済みますよね。

失敗したら誠心誠意謝罪して、前向きに物事を進めることが重要となります。それが今後、自分の糧となり成長に繋がるのです。

ただし、同じような失敗を繰り返ししていては無能という烙印を押されてしまうので、注意してくださいね。



外出先でも用件が終わったら必ず連絡する

仕事において、外出先での用件が終わったら必ず連絡するのがマナー。打ち合わせや接待など、オフィス業務以外の仕事ありますよね。

「○○社との打ち合わせが終わり、今から戻ります」など伝えるようにしましょう。

連絡しないと、打ち合わせが終わっているのか長引いているのか、サボっているのか分かりません。

自分の部署に連絡する際に、自分宛の電話がなかったかも確認するとよい。また、打ち合わせで何か進展があり急ぎの場合は、上司に取り次いでもらい報告します。

ここでも、要点だけを簡潔に伝え、具体的なことは戻ってから報告すればいい。

ついでに帰社するおおよその時間を伝えておけば、もし留守中に自分宛に電話があった場合に伝えてもらえますよね。

打ち合わせが遅い時間までかかり、特に帰社する必要がない場合は直帰することもあるでしょう。そういった場合は、上司に「今打ち合わせが終わりました」と報告した後に打ち合わせ内容を話し、問題がなければ直帰の許しを得るようにしましょう。

勝手に帰ってしまうのは厳禁ですよ。

近くに付き合いのある別の会社があり、寄っていきたい場合も同様に上司に伺いOKをもらってから行くようにします。

もしかしたら、早く帰ってきて今日中にやってもらいたいことがあるといったケースもありますし、何かを買ってきてほしいと頼まれるかもしれない。

何をするにしても、勝手に行動してしまっては後々問題になりかねないので必ず報告をするように。

まとめ

ビジネスの「ホウレンソウ」は基本ですが、非常に重要なことなので怠らないように注意してくださいね。

上司や先輩に報告・連絡・相談するにしても、それぞれにNGなことやマナーがありますので気にしておきましょう。

自分のことだけではなく、相手の立場になって物事を考えることができれば、ホウレンソウの重要性も分かりますし悩むこともなくなると思いますよ。