【会社でのマナー】出張後やること・気をつけることをチェック!


出典:TABITUS+

出張に出かける前に仕事に区切りが付かなかった場合には、同僚に引き継いでもらうのは当然のこと。

出張中にも、報告・連絡・相談の「ホウレンソウ」を欠かさないことも常識です。

では、出張から帰ってきてから気をつけることには何があるでしょうか?

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出張後の報告・順調

一般的な会社では、出張から帰ってきたら上司に報告をします。

その日のうちに会社に行くときは、その場で報告すれば問題ありませんが、家に直接帰った場合でも上司に報告しておきたい。

夜遅くなってしまったのであれば翌朝会社に行った際に、一番に報告するのが望ましい。

順調に事が進んだのであれば、予定通りにいったことを要約して口頭で報告。その後、報告書で詳しくまとめて提出すればよい。

もし、出張先でお世話になった人が「○○さんによろしくお伝えください」と自分に言ってきていたのであれば、○○さんにあたる上司に伝えることを忘れないようにしておきましょう。

出張後の報告・順調ではない

出張での仕事が順調に進むとは限らないのが、難しいところですよね。

もし、何か問題が起きてしまっていたのであれば、報告書にまとめる前に必ず報告しておきましょう。

重大なミスやトラブルが起きてしまいすぐに手を打たないといけない時には、出張中に報告・相談し、解決策や指示を受けるように。

予定外なことが起きたり、状況が変わったりした場合も上司に連絡を。

報告書を書いて伝えればいいんでしょ!

と思って、すぐに報告しなかったら「なぜ重要なことを早く言ってくれないんだ!」と聞かれるでしょう。

よく考えてください。

あなたのミスは、上司のミスでもあります。先方に謝るのは上司ということもありますし、もし上司にもっと早い段階で報告しておけば回避できたトラブルだったかもしれませんよね。

順調だろうが順調でなかろうが、報告はしておくのが鉄則となりますね。



不在中の確認

出張中は、数日間会社を開けてしまうことになるので、不在中に何かなかったか確認することを忘れずに。

出張に行く前に、自分の担当業務を臨時的にお願いするのが一般的な考えですが、何か新しい動きがなかったか聞きましょう。

自分宛の電話がなかったか、メールや郵便物がないかもチェックします。

不在中に、何かトラブルが起きていて代わりの担当者が乗り切ってくれていた場合でも、先方への連絡は忘れずに。

臨時担当者は、自分の仕事がありながらも引き受けてくれたので、もちろん感謝の言葉を伝えることがマナーです。

出張土産は買う?

出張で気になるのが、同僚にお土産を買っていかなければならないのかということではないでしょうか?

正直なところ、荷物にもなるし面倒くさいものですよね。臨時担当者になってくれた人には買っていってもいいが、そのほかの人に渡す義理はないなんて思っちゃいますよね・・・。

それはあなたが勤めている会社が今までどんな風だったかを思い出してみれば答えが見つかるかと思いますよ。

先輩が自分やみんなの分まで買ってくるような会社だったのであれば、自分も買って帰るべきだし、今までもらったことがなければ買わなくていいものでしょう。

いわゆる「社風」によって様々ですし、初めての出張で分からない場合は先輩にちらっと聞いておくとよい。

礼状を書くことも

出張後に、上司への連絡を終え、報告書も提出した。さらには、臨時担当者に不在中に何かなかったかも聞き、メールなどもチェックした。

さて、通常業務に入ろう・・・。

ちょっと待ってください!まだ、大事なことが残っていませんか?

出張でお世話になった方々にお礼をすることも忘れないようにしておきましょう。

電話やメールでお礼を述べるのも悪くはありませんが、商談や契約が決まったなど重要なことがあった時には礼状を書くことがマナー。これは、早ければ早いほどよい。

仕事がデキると言われる人は、こういう細やかな気配りができ、人からも信頼されるもの。手を抜かずに、しっかりとお礼を言っておきたいものですね。

まとめ

出張は、いつもの仕事業務とは異なるので、初めてや慣れていない人はどうしたらいいのか分からないこともありますが、基本的には「ホウレンソウ」が大事。

自分だけでは解決できないことも多く出てくるので、上司に連絡して今後の指示を仰ぐようにしたい。

そして、何事にも感謝する気持ちを忘れずにいることが大切ですよ。





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