【会社でのマナー】出張前にやること・・・仕事を終わらせる・引き継ぐ・整理

会社で働いているあなたにとって、出張は楽しいものですか?

それとも、面倒くさくて本当は行きたくないものでしょうか?

前もって通達されていた出張のときもあれば、急遽という場合もありますよね。

そんなとき、事前にどんなことをやっておく必要があるのだろうか・・・出張を控えている方は参考にしてみてください。

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やりかけの仕事は出張前に終わらせる

出張には、普段会社で行っている業務が途中でも行かなくてはならない場合が多い。

しかし、やりかけで行ってしまっては会社や部署、取引先などに迷惑がかかってしまいます。そのため、なるべく出張前に終わらせるようにしたいもの。

あと1時間作業すれば終わるのであれば、残業してでも仕上げておいたほうがいい。

出張から帰ってきてからでも納期や期日に余裕があるとしても、出張の報告書を書く必要があるため続きをすぐに進められるかと言えばそうではありませんよね。

出張が朝早いのであれば、前日までにスケジュール管理をきちんと行い、余裕を持つようにしましょう。

出張前に業務に区切りがつかなかったら、出張中に気になってしまい注意散漫になってしまうかもしれません。普段の業務と出張の内容、どちらも中途半端になってしまってはそれこそ迷惑そのもの。

予想される危機を察知して、事前に回避しておくのもビジネスには大切なことですよ。

同僚への引き継ぎは簡潔に

出張までに区切りを付けることが望ましいですが、残りかなりの時間を取らなければ完了しない場合もあると思います。

また、会社によっては残業が禁止されているところだってあるでしょう。

そのようなときは、同僚にお願いして引き継いでもらうことになりますよね。頼まれた同僚にとって、お願いされた業務は本来の仕事に追加されたもの。

時間がないからといって、手を抜いてしまってはミスが起きてしまうこともあります。

そのため、お願いする場合は、明確に説明し簡潔で分かりやい形で作業してもらうようにしておきたい。

いつまでに何をしてもらえばいいのか、どんなやり方で行うのか、誰かに提出するのか、連絡するのか・・・作業項目をリスト化するなり文章で渡しておくとミスも回避できるでしょう。

出張先では、お土産を買って同僚へ感謝の言葉を述べるのを忘れずに!



出張中は代わりの担当者にお願い

出張に出てしまうと、普段連絡を交わしている得意先と連絡が付きにくくなります。そんなとき、相手が急な依頼をお願いしてくることがあるかもしれません。

電話を受けた同僚が、出払っている旨を伝えれば理解してもらえますが、その業務がストップしてしまいますよね。

そうならないためにも、誰かを臨時的な担当者として対応してもらうようにお願いしておきましょう。

どんな電話がかかってきそうなのか前もって伝え、どんな対応をしてもらえばいいのかも説明しておきます。

長期出張になる場合や、あらかじめどんな内容か分かっているときはもちろんのこと、出張前には不在期間と臨時担当者を取引先に伝えておけば心配も少ない。

トラブル発生!重要書類がすぐに見つかるように机の整理を

出張前に、臨時担当者を立て対応の仕方も説明した・・・。

しかし、トラブルというのは予期せずして起こってしまうもの。重大なドラブルだった場合、出張を途中で切り上げて帰ってこなければいけないこともありえます。

すぐに対応できるように、重要書類や相手の連絡先などがすぐ見つけられるようにしておきたい。

そのためには、机をきれいに整理しておき、誰でも見つけられるようにしておきましょう。さらに言えば引き出しのなかも整えておくとなおよい。

トラブルが発生しているのに、重要な書類が見つからず、ただ時間だけが経っていくことほど意味のない時間はありません。

まとめ

出張は通常作業とは異なり、遠出することで業務が一時ストップしてしまうので、引き継ぎやトラブルにはしっかり備えたい。

そのためには、取引先や同僚・上司に必ず必要事項を説明しておきましょう。

そして、代わりに業務を担当してくれた同僚には感謝とねぎらいの言葉を忘れないように。





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