【言葉づかいのマナー】ビジネス会議で発言するときの注意点!

ビジネスにおいて、避けて通れないのが会議というもの。

人前で話すことが苦手な人や、説明の内容がうまく伝えられない人などは、発言したくもないということもあるのではないでしょうか。

会議では、自分の意見を発言したり、相手の希望を聞いたりとコミュニケーション能力が問われる場でもあります。

ここでは、会議における注意点や振る舞いについてお伝えします。

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会議で黙っていても意味はない

CHECK
・「とくにありませんは」NG
・意見を求められたらしっかりと言う

会議では、自分が新入社員だとしても意見を言うことが求められることも多々あるでしょう。

「言っても無駄」「どうせ採用されないでしょ」「みんなと一緒の意見でいいや」なんて心の中で思ってはいませんか?

だからといって会議が終わるまで黙り続けるだけであれば、なぜ参加しに来たんだって話ですよね。

黙っているだけだと、話を振られやしないか、意見を求められないか・・・毎週のように会議があるのであれば、精神的に疲れてしまいますよね。

もし、相手から「意見は?」と振られた際に、「とくにありません」とだけ応えていては相手に「無能な奴」と思われても仕方ありません。

また、その場の空気も悪くしてしまいますので、会議中も自分は関係ないと思わずに意見をまとめながら参加することが求められます。

反対の立場となって考えた場合、相手に話を振っても意見がなければいい気はしませんし、それはもはや話し合いではないですよね。

人の気持ちまでダレてしまう意見の言い方はNG

CHECK
・意見はまとめて簡潔に
・聞きやすい構成で

会議で意見を述べる際に、話がまとまらずに何を言いたいのか分からない人は、嫌われてしまう恐れがあるので注意しよう。

極度のあがり症だという自覚があるのであれば、人前に出ても緊張しないように慣れる必要があります。

特に、状況の説明ばかり長々と話していて、ダラダラした印象を与える話し方はNG

それから本題の意見を「~というわけで、私は賛成(反対)します」と言われても、今までの説明を覚えられないし、結局意見はそれだけ?となる。

プレゼンを任せられたときにそんな話し方では、いくらいい企画内容でもダメ企画だと思われてしまうかもしれません。



はじめにYESかNOかをハッキリと

CHECK
・最初にYES・NOを述べる
・結論は最初に述べる

では、どんな意見の述べ方がいいのか。それは、最初にYES/NOをはっきり言ってしまえばいいのです。

自分の意見の結論を始めに言っておくと、印象に残りやすく簡潔に相手に伝えることができます。

賛成か反対か、第三の意見があるのか、他の人の意見に追加で述べたいのか・・・これをはっきりしておく。

そのうえで、さらに自分の意見を具体的に話していくと分かりやすい。

「○○さんの意見に賛成します。しかし、付け加えるとしたら・・・」

「○○さんの意見も一理ありますが、私は別の案を推したいと思います。それは・・・」

このように言われれば聞いている人も理解しやすいですよね。なかなか結論にたどり着かずにダラダラ話していては、伝えたいことが伝わりませんし、何より時間の無駄です。

意見を述べるときにいくつかのポイントにまとめる

CHECK
・質問・疑問には答えられるようにしておく
・論点を明確に

意見は結論だけ言っても「なぜですか?」「根拠は?」などと聞かれ答えられないようでは意味がない。

なぜ、そう考えているのか、説得力のある根拠を自分の意見に持たせなくてはなりません。

ただし、「聞いたような気がしたので」「なんとなくですが」など、曖昧な意見は根拠とは言えません。

客観的に捉えた正確な資料や情報を元に、意見を述べていかなければ、相手も判断ができませんよね。

曖昧な情報を根拠に、計画が進行されていって途中であの根拠は間違いでした・・・では責任問題にまでなりかねませんからね。

しっかりと相手に自分の意見を伝えるには、内容をいくつかのポイントに分けておくとよい。

例えば、「根拠は2つあり、1つは・・・で、もう1つは・・・」とすれば論点を明確にすることができ分かりやすい。

反対意見をいうときのマナー

CHECK
・最初から完全否定しない

会議では、必ず自分と同じ意見が飛び交うものではありません。気をつけたいのは、相手に反対の意見を言うとき。

もし、完全に破綻している相手の意見だとしても、最初から否定するのはマナー違反

「○○さんの意見には絶対に反対します」

なんて言われたら相手も嫌ですし、その場にいる人から嫌われるのは自分でしょう。

反対意見を言うにしても、相手に不快な思いをさせないのが常識というもの。柔らかい表現でオブラートに包むくらいでちょうどいい。

気持ち的には

「そんなことでは、会社のイメージが悪くなるだけです」

と言いたいところでも

「その案で考えてみますと、我が社のイメージに合うのかどうか疑問です」

などと、できるだけぼかすことも社会のマナーです。

現場の立場を分かってもらうことも必要

CHECK
・自分の立場の意見も伝える
・冷静に言い方に気をつける

現場で働く人と、オフィスで設計や計画をする人では意見が食い違うことも多々あることでしょう。

しかし、だからといって意見を頭ごなしに否定しては関係が悪化するだけ。

もちろん「そんな意見言われても現場ではできねーよ」と思うことがあるかもしれませんが、普通言いませんよね。

「あんたたちは現場を知らないからそんな意見を言えるんだ!」

と言いたいところを

「確かにおっしゃることは分かりますが、現場の者としてお話しさせていただきますと・・・」

などと、こちらの立場を理解させるのも有効的。

もしくは、相手の意見を立てつつ「しかし、現場の意見としては・・・」と自分の意見を言うのもいい。

ちょっとした言葉やニュアンスの違いで、会議の空気はよくも悪くもなるということを覚えておきましょう。

他人の欠点の指摘はNG

CHECK
・仕事とプライベートは別
・人格否定は厳禁

相手の意見がどれだけしょうもないものでも、仕事と関係のないところまで口を出して反論するのはタブーです。

プライベートで態度が悪かったり、性格に難があったりしても話し合いの場に持ちだしてはいけません。

「○○さんの勤務態度から判断しても、その案は実現できるとは思えません」

「○○さんは無責任なところがあるので、そんな意見が言えるんですよ」

これは、もう話し合いではなく喧嘩ですよね・・・。

自分の意見が否定された場合

CHECK
・素直に意見を最後まで聞く
・ムキにならない

反対に、自分の意見が否定される場合もあるでしょう。

自分の意見に絶対の自信があったとしても、ムキになって「いやいや、そんなことはありません!」なんて言わないように。

話が進まないばかりか、気まずい思いをする人が増えるだけです。自分の意見のどこが反対されているのか、冷静に受け止めることが大切です。

そのうえで、改めて自分の意見を整理して、再度話し合うようにしたい。

考え直した結果、相手に指摘されたことで意見が変わったとしてもそれは恥ずかしいことではありません

むしろ、新しい観点から味方を変えることができたことに感謝するべき。考え方が変わったのであれば、それも会議の成果と言えるでしょう。

まとめ

ビジネスにおいて会議はなくてはならないものですが、話し合うのにもマナーがあります。

まずは、意見を伝えること、そして、相手や参加者のことを考えながら言葉や言い方を選ぶこと。

意見を持つのは大切ですが、指摘されても受け入れずに意地になってしまう人にはならないようにしましょう・・・。