【接待でのマナー】招待される場合は上司に連絡する・当日の注意点


出典:PORTA

取引先や付き合いのある会社から食事会に誘われたあなた。

接待は誘われたから、じゃあ行きますではビジネスマナーとしてあまりよくありませんので注意しください。

接待を受けるにも、いくつかやっておかなければいけないことがありますので紹介します。

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上司に必ず連絡する

CHECK
・誘われても即答しない
・上司に連絡・相談する
・キャンセルはしない

取引先と打ち合わせがあり、終わって帰ろうとしたら食事会を今度開きたいのでと誘われたとします。気持ちとして行きたいと思ったからと、その場で応えてしまってはいけません

接待と言っても受けていい場合と、受けてはいけない場合があるので必ず上司に報告・相談しましょう。

自分が課長クラスであれば問題ありませんが、いち若手社員であれば判断は上司に仰ぐべきです。

「○○に確認してみますので、後日連絡いたします」などと言ってその場は濁しておきます。

会社に帰ってから上司に相談し、判断が下ったら早めにその旨を伝えるようにします。時には断るという判断が下ることもありますが、その場合は理由をバカ正直に言うのではなく、スケジュールの都合などを理由にしておくと無難。

もし、OKを伝えた後に、急な仕事で都合が悪くなってしまったら、すぐに連絡して丁寧にお詫びするしかありません。

ただし、本来はいったん約束をしたのであればよっぽどのことがない限り断らないのが大人の付き合いというものです。

当日の注意点

CHECK
・定刻に行く
・上座に座る
・仕事の依頼を勝手に受けない

接待当日は、決められた時間に行くのがベスト。早く着いてしまっては、相手が後から来た際に気を遣わせてします。

逆に待たせてしまうのは、約束が守れない自分勝手な人間のだという評価を受けてしまいます。

接待というものは、誘われた側が上座に座るのがマナーというものなので、いくら自分が会社では一番下っ端でもそれは関係ない。

だからといって、態度を大きくしたり酔って暴言を吐いたりしてしまっては人間性を疑われますのでご注意を。

お酒がなくなればお酌をしてくれますし、気を遣ってもらえますが別に偉くなったということではありません。

たいていの場合、上司も同席しているものですが、自分や若手だけが出することになった場合は特に注意したいことも。

それは、仕事の依頼をされてしまった場合。自分で勝手に決めてしまい、後日、上司に報告したら大目玉を食らうこと間違いなし。

こういった場合には、決定権がないということをはっきり伝えることにして、直接上司に連絡してもらうのが賢明です。

別れる際には、「本日はごちそういただきありがとうございました」などと必ず挨拶を。



接待の翌日にすること

CHECK
・翌朝、上司に報告
・電話でもお礼を

上司が一緒に出席していなかった場合には、必ず朝一番で上司に報告します。お土産をもらうこともあるでしょうし、タクシー券を使ってもらうこともあります。

どんなものをもらったのか、タクシーの金額はいくらかかったのかなど細かいことも伝える。

接待は、会社間での貸し借りが発生することになるので、把握しておかないと上司が恥をかく恐れもあるので注意が必要なのです。

報告が済んだら、速やかにお礼の電話をしておきましょう。

パーティー:招待された時


出典:PORTA

CHECK
・上司と相談して出欠を決める

取引先から会社が主催するパーティーに誘われた時どうするか。招待状が届いたらまず、上司に報告して相談して出席するか決めます。

あなた宛ての招待状だとしても、相手からしたら会社の代表として誘っています。上司からのOKが出てからでないと返事をしてはいけないというのが常識です。

当日は受付で名前の確認がありますが、必ず会社名と自分の名前を言うようにします。

おめでたいパーティーの場合は「おめでとうございます」と添えることを忘れないように。

パーティー:上司の代わりの時

CHECK
・受付で上司の名前も書く

パーティーに上司が誘われていたが、急な用事が入ってしまい行けないこともあるでしょう。あなたが代わりに行くことになった場合は、受付でその旨を説明する必要があります。

一般的に出席者は受付で記帳しますが、始めに上司の名前を書いて隣に自分の名前を書く。その際には自分の名前には「代理」と書くようにしましょう。

パーティー:名刺は多く持っていく

CHECK
・名刺は多めに用意する

パーティーでは立食になることが多く、食事やお酒が出てきます。だからといってがっついてしまっては印象がよくありません。

そもそもお腹いっぱいに食べるのが目的ではなく、さまざま人と挨拶や交流を深める場。ここぞとばかりに全員と話し人脈をガンガン作るということではありませんが、自己紹介はきちんとできるようにしておきます。

初対面でも挨拶を積極的に行い、名刺交換をします。多くの人と挨拶することが予想されますので、普段より多めに準備しておくことが大切です。

名刺がなくなってしまい、自分だけが受け取るのは気まずいものがありますし、相手に自分の連絡先が渡らないので後日、連絡が来る可能性は低くなりますよね。

翌日は、上司に報告した後に、相手の会社に連絡してお礼を伝えるのもマナーです。

まとめ

自分が接待に招かれるということは、会社を代表しているということなので、身勝手な行動は記者の評価を落とすことにもつながります。

接待での食事会もパーティーも、誘われたら必ず上司の判断を仰ぐことが大切です。

人が集まる場所に行く際には、名刺の数を確認しておき多めに持って行くと安心です。





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