【会社でのマナー】来客の案内・取次ぎの注意点!挨拶・お茶出し

会社で働いていると、度々来客が訪れてきます。

あなたが案内することになり、取り次ぎを行わなければいけません・・・失礼のないように行動する自信はありますか?

ここでは、来客案内の基本となる、あいさつとお茶出しについて説明していきます。



来客には挨拶、そして敬礼

会社にお客様が訪れたとき、あなたの顔は微笑んでいますか?

基本中の基本は、笑顔で相手に不快な思いをさせないこと。そして、丁寧にあいさつして迎え入れましょう。

もし、相手が取引先の顔なじみで、プライベートで仲の良い人であっても雑にしてはいけませんよ。

相手が目上の人でも年下でも、同じように対応するのがマナーです。来訪者に体を向けて、きちんと「いらっしゃいませ」などとあいさつをし、言葉で言った後に頭を下げる。

お辞儀には会釈・敬礼・最敬礼と目的によって3種類に分かれますが、敬礼をすれば問題ないでしょう。

お辞儀の種類については↓で紹介してあるので参考までにどうぞ。

自分以外のお客でも変わらず丁寧に

お客様が会社に来るのは、自分に会いに来るというだけではありません。

だからといって、挨拶や敬礼をやらない理由にはなりません。そして、できるだですぐに声を掛けるように心がけましょう。

もし、あなたが取引先を訪れて、誰も対応してくれなかったら不安になりますよね。お客さまには明るく丁寧に接し、待たせないように案内したい。

気づいているのに、対応しようとしないというのは大人としてのマナー違反なので気をつけてくださいね。



取り次ぎの注意点

自分へのお客様でなかった場合は、会いに来た担当者へ取り次ぐ必要があります。

何度も来ていて顔見知りであればスムーズに案内できますが、初来訪の方であれば名前会社名・誰に会いに来たかなどの用件アポイントメントは取っているのかといった情報を聞きます。

飛び込みでの営業で来たという方もいるので、確認はしっかりと。

もし、アポなしで来ていて、担当者にも伝えないまま通してしまったら追い返すこともできませんよね。

そうなれば、時間を割いて話を聞くハメになりますし、担当者の仕事の邪魔になってしまいます。担当者に来局を伝えるときは、近くに行って本人だけに伝えましょう

来客者の案内について

来客が会った場合、多くの会社では応接室に通すことが一般的ですよね。

案内する際も、言葉づかいには注意して「こちらへどうぞ」と言うようにします。間違っても「こっちです」などと言わないように。

ただし、応接室が見えるところにあるのであれば「こちらへどうぞ」で問題ありませんが、大きな会社で上の階まで上がらなくてはいけない時には別の言い方で、もう少し丁寧に言いましょう。

応接室が5階にあるのであれば、「5階の応接室まえご案内いたします」などと言うようにして、詳しく行き先を説明してあげるようにします。

お茶出しの注意点


出典:エッサム神田ホール

応接室に通し、落ち着いたら次はお茶出しをすることになります。ただお茶を出せばいいのかというとそうではないので注意が必要なんですよね。

お茶は基本的に湯のみ茶碗と茶托はセットで出しますが、重ねたままではなく別にしてお盆の上に載せて運びます

これは歩いている際にこぼれてしまう可能性があり、ビチャビチャの茶托を出すことになってしまうから。

応接室に入る前にはノックをし、まずお盆をサイドテーブルや邪魔にならないスペースに置きます。

茶碗を茶托の上に載せ、来客者の斜め後ろから出す。できるだけお客様の右側から出し、両手で「どうぞ」と静かに。

会議が始まっていて話し込んでいた場合は、声を掛けずに目礼で。

もし、茶碗に絵柄が書いてあればお客さまに向け、茶托に木目があれば線が横になるように差し出します。

コーヒーや紅茶の場合はシュガーとミルクを添えて出し、冷たいお茶の場合は水滴で濡れないようにコースターを敷きます。

複数の方に出す場合は、目上の人から順番に。

あなたが新人であれば慣れていないこともあり、理解せずに置いてしまうかもしれませんが、こういった細かいマナーを知っておくとお客様も気持ちよく会議に集中できるでしょう。

しかし、ある程度キャリアを積んでいるのにできていなかったら、会社や上司の指導がなっていないと思われる可能性もあり、担当者に恥をかかせてしまう恐れも。

人によっては不快にもう人もいますし、気をつけたいところです。

さりげなくスマートにできれば、相手があなたのことを深く知らなくても、あなたの人柄や育ってきた環境・家庭の教育などのバックボーンに対していいイメージを持ってくれることでしょう。

まとめ

来客への対応をあまりやったことのない人にとっては、勝手が分からないもの。

しかし、話し合いや会議をしに来たお客さまに気持ちよく過ごしてもらうためには重要なことであり、失礼のない対応をしたいものです。

普段対応をしない立場であっても、こういったマナーを当たり前のようにできる社員が「デキる人」なのです。





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