取引先を訪問する際には、まずはアポイントメントを取るのがマナー。
訪問先には5分前には着いておきたいところですが、仕方なく遅刻してしまいそうであれば必ず連絡することを忘れないように。
さらには、受付があるような会社ではどのように行動すればいいのか。
ここでは、訪問する前に心がけておきたい基本的なマナーについてお伝えします。
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5分前には到着する
・早く着きすぎない
・5分前には到着する
アポを取り付け、約束の当日になったら5分前には訪問先に到着しておくのがマナーというもの。10分前に到着しても問題ありませんが、訪問するのは5分前まで待った方がいい。
約束の時間10分前に来てもらっても、ギリギリ5分前まで仕事をしているかもしれないので迷惑になってしまいます。逆に時間ピッタリに着いてしまった場合は、会社によって受付を通すこともあるため、遅刻になってしまうかもしれないので注意したい。
初めて訪問する場合は事前に交通手段やかかる時間を調べておく。時間にゆとりを持って移動することで、焦ることは少なくなり心にもゆとりができます。
ギリギリなってしまったり遅刻しそうになったら、走ったり焦ったりして打ち合わせも落ち着かないかもしれない。場合によっては渋滞や交通規制、遅延なども考えられるので情報は小まめに確認するようにしたい。
遅刻しそうな場合
・遅れそうな場合は早めに連絡する
電車が途中で止まったり渋滞に巻き込まれてしまったりして、どうしても約束の時間に遅れてしまいそうな場合は必ず先方に連絡を入れるようにします。
その際、丁寧にお詫びをして、あとどれくらいかかりそうかも伝えておきます。約束の時間を過ぎてから連絡したのでは遅く、相手にも迷惑をかけてしまいますよね。
もし10分ほど遅れそうになっているのであれば、15分くらいと多めに伝えておくとさらなる遅刻を防ぐことにつながります。これは、二重遅刻とも呼ばれ、ずらした時間さえも遅れてしまうこと。信頼を失いかねないので、連絡は必ず行うようにしましょう。
訪問前に身だしなみをチェック
・汗を抑える
・コートは脱ぐ
・傘の水滴は払う
インターホンを押す前や受付に声を掛ける前にやっておきたいのが身だしなみを整えること。
夏の暑い日なんかは汗をかきやすいので、声を掛ける前にしっかりと拭いておきましょう。汗だくのまま訪問先に入れば相手に不快な思いをさせてしまいます。
エアコンの調整をするなど、余計な気遣いをさせることにもなりますし、話し合いにすぐ入れないことも。そもそも早めに付いておけば汗も引くでしょうし、汗だくで行くのは自分の行動に誤りがあることを証明することになってしまいますよ。
また、汗をかけば、髪や服装が乱れることもあるので、化粧室などで鏡を見て整えておくのもマナーです。
冬であれば、コートやマフラーを外で脱いでから建物に入ります。
上着の脱ぎ方や持ち方、着方についてはこちらを参考にしてみてください。
雨が降っている場合は、傘のしずくをしっかり払って畳んでおくことも忘れずに。
受付がある場合
・受付には丁寧に説明する
受付がある会社に訪問する場合は、必ず自分の会社名と名前を言い、相手の部署と名前を伝えるようにします。その際に、アポがあるのかどうかも伝え、アポをしっかり取っているのであれば何時からの約束かを丁寧に説明する。
受付の人が年配であろうが若い人であろうがきちんと敬語で話し、取引先の会社であることを忘れてはいけません。受付に対して態度が悪ければ、それは訪問する相手にも伝わりますし、担当者を変えてほしいとクレームが自分の会社に来ることも考えられるので注意。
まとめ
ビジネスにおいて訪問する際には、5分前行動を心がけます。
ただし、個人宅に行かなくてはいけないケースでは約束の時間より2～3分遅れるくらいがマナーとなっていますので注意しておきましょう。
受付の人に対しても商談相手に対する態度と同じように接し、建物に入った時点から「訪問」は始まっていることを認識しておくこと。
個人宅の場合はこちらを参考にしてみてください↓
