【訪問のマナー】アポイントメントの取り方|抑えるべき8つのポイント

会社で働いていると、取引先を訪問して打ち合わせや営業を行うことも多い。

訪れる際には必ずアポイントメント、つまりアポをとることがマナーとなってきますので相手に失礼にならないようにしたい。

アポを取る際のポイントを8つ紹介していきますので、しっかりと抑えてスマートに約束を取り付けるようにしましょう。

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アポなし訪問はNG

CHECK
・訪問する時には連絡しておく
・急な場合も電話してから行く

大前提として、取引先を訪問する際にはアポイントメントをとることがマナーです。これは基本中の基本となっていますので、勝手に飛び込みで訪問しないようにしましょう。

別の会社に訪問していて、近くだからと挨拶に伺うという場合もあるでしょう。しかし、そういったケースでも電話で連絡してから行くように。

勝手な時間に来られても対応できないこともありますし、そもそも迷惑な行為であることを認識しておかないと非常識な人間だと思われてしまいますよ。

相手は忙しくても断りづらい状況となってしまうので、それくらいの配慮もできないようであれば残念としか言いようがありません。

1.目的・必要な時間

なぜ訪問するのかどれくらいの時間会うことになるのか。まずはこの2つを伝える必要があります。

時間が取れるかを聞くのはもちろんですが、その際に必要な所要時間を教えてあげなければ相手も困ってしまいます。10分程度の挨拶なのか、2時間くらいがっつり取ってほしいのか、時間によってあいての都合も変わってくるでしょう。

挨拶だけならいつでもいいかもしれませんが、数時間となればスケジュールの確認や調整が必要になってきます。合わせてどんな用件かも伝えることを忘れないように。



2.日時

そして必ず決めなくてはいけないのが日時ですが、言い方に注意が必要となってきます。こちらで行きたい日時を言ってしまうと、相手の都合をまったく気にしていないことになってしまうので今後距離を置かれてしまうことも考えられます。

頼む側の立場ということを忘れずに、まず相手の都合のいい日を聞いて、その中から選ぶようにしよう。もしも相手がいつでもいいと言ってきた場合に限ってこちらから決めるようにしましょう。

また、「朝イチ」や「午後イチ」という言葉がありますが、会社ごとで認識が異なってくるので、必ず午前10時や午後5時のように時間を言うようにします。

3.避ける時間

アポというのは、訪問する側の都合で取ることになりますが、相手の都合を考えて連絡するように心がけたい。相手の会社の始業時間すぐや、終業時間ギリギリはできるだけ避けるべきです。

また、訪問する時間帯も始業・終業時間近く、お昼休みの前後は避けたいところ。さらには、忙しいことが予想される休み明けの月曜や連休明け、月末や年末も気をつけたいものです。

迷惑にならない時間を確認してから日程を決めることが気配りというものですよ。

4.自分のスケジュールが詰まっている時

とはいえ、相手の都合ばかり気にしても居られないケースもあるでしょう。スケジュールがない中、一刻も早く打ち合わせをして決めたいことがでてくることもしばしば。

そんな時は、こちらの都合のいい日をあらかじめいくつか確認にしておき、相手にさりげなく候補を伝え選んでもらうようにしましょう。「○○月××日あたりはいかがでしょうか?」や「○○月××日や△△日、ご都合のよろしい日はありますでしょうか?」などなど。

自分と相手の都合が合わなかった場合は、お詫びをした上で他に都合のいい日がないか聞くようにします。

5.確認の復唱

電話でもメールでも、必ず確認のために決まったことを復唱します。これは、2人の中において情報の食い違いや勘違いがないかを確かめるため。

いくつかの日時の候補を挙げているうちに情報が錯綜してしまうこともあり、確実にミスがないことを確認しなくてはいけません。メールの場合は、もしどちらかに情報の認識ミスがあった時に証拠にもなるので必須となります。

面倒なことかもしれませんが、最後にも「それでは、○○月××日の□□時にお伺いさせていただきますので、よろしくお願いいたします」と確認を兼ねて再度言っておきたい。

また、「1時」「7時」「8時」など、似ている発音があるため、「13時」「19時」「20時」などの表現も使って確認するようにすれば間違いは少なくなります。

6.知らない人へのアポ

アポをする相手は、いつもやり取りをしている人だけではありません。まったく知らない相手にもアポの連絡をしなくてはならないこともありますよね。

例えば、飛び込み営業や初めて利用するメーカーの製品を説明してほしいなど。よく、自分の会社名と名前を紹介して、こちらの目的をいきなり話す人がいますが、これはちょっといただけません。

悪いというわけではありませんが、あなたが認識のない人からいきなり矢継ぎ早に言われたら引いてしまいませんか?

まずは、初めて電話してきたといことを伝えること。そうすれば、相手にもあまり自社のことを知らないかもしれないと分かってもらえるので、対応もより丁寧にしてくれることが多い。

「初めてお電話させていただきました」や「○○を見てお電話させていただきました」など、初めて電話することを伝えてから会社名+名前を言うと相手も理解がしやすいでしょう。

7.誰なのか用件は何か

初めて電話したことや、会社名・名前を告げた後には、なぜ連絡したのかを伝えます。ただし、ダラダラと話していては結局何が言いたかったのか伝わらない場合もあります。

しっかりと伝えるためには、要点をまとめ簡潔に説明することが求められます。時には、「3分ほどよろしいでしょうか?」などと簡潔に話すことをさりげなく感じさせるのもテクニックの一つ。

8.連絡先を知った理由

初めて電話する際には、電話番号やメールアドレスなどの連絡先をどこで知ったのか説明します。情報の出所を明確にすることで、相手の警戒心も和らぐことでしょう。

サイトや雑誌などからであれば、それらを言えばいいだけですが、誰かから連絡先を聞いて電話したのであればよりしっかりと説明しておきたい。

個人情報の漏洩にも繋がりかねないのでそこはきちんとしておくのが大人としての付き合いのマナーです。

まとめ

訪問する際には、必ずアポイントメントを取ることが常識的なマナーです。

なぜ連絡してきたのか、どこの会社の誰なのか、目的は何なのか。

相手にとって失礼にならないような配慮を心がけて、長々と話すことがないようにしたい。





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