ビジネスメールの基本は「お世話になります」|署名・添付・BCC

ビジネスにおけるコミュニケーションで電話とともに重要となってくるのがマナーでのやり取り。

文字で伝えなくてはいけないので電話よりも丁寧に伝える必要がありますが、その前に基本的なメールのマナーを覚えておくようにしたい。

間違ったマナーでメールを送ってしまったら、いくら削除したくても手遅れになってしまいます。

恥ずかしい思いや、相手に迷惑をかけないためにもしっかり注意しておくようにしたいものですよね。



ビジネスメールの基本は「お世話になります」が無難

ビジネスのメールにおいて、よく使われる文言のには「お世話になります」や「お世話になっております」といったものがあります。

これは、メールの基本とも言われるのもで、とりあえず最初に書いておけば無難です。

礼儀はもちろん大切ですが、内容が伝わらなくては意味がありません。

そのため、日常的なやり取りにおいては、「お世話になります」だけで十分。挨拶や礼儀といった意味も込められているので、「おはようございます」などのような一般的な礼儀はいりません。

「○○様」の後の文章の冒頭に「お世話になります」と一言だけ添えておけば、相手もスッと用件の内容に読み進めやすい。最低限の礼儀だと捉えておけば良いでしょう。

急いでいる場合は電話する

メールは相手が見るタイミングが分からないという欠点があるため、会社にいたとしてもすぐに返信が返ってくるか分からない。

そのため、急いでいる場合は電話でやり取りをするようにします。ただし、メールは文字として残るメリットがあるので、言った言わないなどのトラブルを回避できる。

急ぎでない場合は、メールを送ってからすぐに電話して、メールを送ったこととメールの内容について伝えるのがベスト。

緊急の場合は、メールしたと安心せずに相手がメールを見てもらううまで責任をもようにします。相手が見なかったせいでプロジェクトに遅れが出てしまっても、しっかりと確認しなかった自分が悪いということを忘れずに。

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件名は必ず入れる

メールの基本は、必ず分かりやすい件名を入れるようにすること。件名がないメールを送っても、迷惑メールと思われてしまい読まれないこともあります。

特に初めて送る相手は、誰からのメールか分からないので不信感も抱いてしまいます。内容を確認する前に捨てられてしまっても文句は言えないでしょう。

いつもやり取りをしている相手であれば、件名を見てどんな内容なのか分かるように書き、初めての相手には自分の会社名・名前を書くよにしておきたい。



署名には詳しい情報を入れる

メールには署名を入れることがマナーとされています。署名とは、メールの本文の最後に会社名や名前など、自分の情報や連絡先を入れるようにします。

これは、相手が自分のことを知っていても載せるようにしておきます。

・会社名
・所属部署
・名前
・電話番号
・ファックス番号
・メールアドレス

など、名刺に書かれていることと同じ内容を記しておく。

あまりにも長いと、メール全体がごちゃごちゃして見づらくなってしまうので、シンプルに5行くらいに収めるのが良いでしょう。

添付ファイルを送る時

画像や資料などのファイルを送る時は、容量が大きくなってしまうことが多いので注意したい。

添付して送る前に、以下の注意点を確認しておくようにします。

・容量の確認
・相手のパソコン環境
・ウイルスの確認

基本的に20MBまでなら送ることは可能ですが、2MBを超えるようであれば圧縮した上でデータ送信サービスを使用するようにしましょう。

送信サービスを使った場合は、別途で送信サービスにて資料を送ったことを改めてメールしておきます。

また、相手のパソコン環境によってはせっかく送ったデータを開けないということもあるので注意。

MACなのかWindowsかでも違ってきますし、バージョンでも変わってきてしまいます。送信する前に確認して、データ保存の時に過去バージョンに落とすことも検討するようにします。

ウイルスの確認は、日頃から自分のパソコンが正常なのか気にしておく必要があります。もし、ウイルスに感染しているのに送ってしまったら、相手の会社にも迷惑をかけてしまうので十分に注意しましょう。



BCCの正しい使い方

メールには「CC」と「BCC」という機能があります。どちらも複数人に一気に送るためのものですが、それぞれの使い方に注意しておきたい。

CC(カーボン・コピー)
複数の人に送ることができますが、送られた相手には他の人のアドレスも伝わります。同じプロジェクトに参加しているメンバーの中でCCでやり取りしましょうと言った時には有効となります。

BCC(ブラインド・カーボン・コピー)
複数人に同じ内容を送ることができ、相手に他の人のアドレスが伝わりません。同じプロジェクトに参加しているメンバーに同じ内容を送りたい時は、プライバシーのことも考えてBCCを使うのが一般的です。

BCCを使う時は、「○○様」と書くことができないので、冒頭に「BCCにて失礼いたします」と断っておくようにするのがマナー。

メールには返信する

メールには返信するというのは、基本中の基本の常識です。

メールに時間を取られて自分の仕事がおろそかになっては意味がないので、そんな時は「拝受しました」や「受領いたしました」など短くても、確認したということを伝えるようにしましょう。

もし、問い合わせであれば、落ち着いてから改めて返信すれば問題ないでしょう。とはいえ、次の日や数日後にならないようにできるだけすぐにメールをするようにします。

ウイルスに注意

迷惑メールというものは、いつの時代でもなかなか減ることがありません。

メールが来たからといって全てを開いてしまっては、ウイルスに感染してしまうことも。件名が怪しくて身に覚えがないものは開かないようにします。

送信者を調べてみて、自分の会社にまったく関係がなく心当たりがなければ削除しておいた方が無難です。

誰から来たメールか分かりやすくするためにも、普段からやり取りをしている人は登録しておきたい。そうすれば次回から名前で表示されるので分かりやすい。

まとめ

メールはビジネスの基本ですが、ただ送ればいいというものではないので、件名、署名、添付ファイルなどに注意して送りましょう。

CCとBCCの使い方にも注意し、送る相手を絶対に間違えないように。

慣れてしまえば、メールのやり取りが当たり前となってきますが、そんな時こそ重大なミスをしてしまいがちなので、メールする時は毎回慎重に行いましょう。





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