【電話のマナー】ビジネスにおける基本的なかけ方|常識ある切り方

ビジネスにおいて電話でのやり取りは多いものですが、しっかりとしたマナーご存じですか?

自分では正しいと思っていても相手にとっては失礼にあたることがあるかもしれません。

キャリアを重ねてもできていないと恥ずかしいものですので、若手のうちに基本的なマナーを学んでおきましょう。

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ビジネスマナーにおける基本的な電話のかけ方

ビジネスでは、電話をかける際に気をつけておきたい基本的なルールというものがあります。お互いの表情が分からないだけに、伝える内容も簡潔に分かりやすくしておきたいものです。

相手に失礼とならないように、しっかりとマナーを学んでおきましょう。まずは、電話をかける際に心がけておきたい項目を以下の7つに分けて紹介します。

・かける時間に注意
・自分から名前を告げる
・挨拶は短めに
・長くなるなら最初に言っておく
・メモを取る
・不在ならこちらからかけ直す
・伝言をお願いするなら電話口の人の名前を聞いておく

かける時間に注意

電話をかける際は、相手の迷惑にならないように就業している時間帯にしましょう。会社によって異なってくるので、初めての場合は事前にホームパージなどで調べておくことをおすすめします。

始業の30分後終業の30分前も、慌ただしくしていることがあるので控える。さらに、12:00~13:00はお昼休憩の場合が多いので、この時間帯も避けるのがマナー。

会社ではなく個人の家にかける場合は、一般的には21時くらいが限度。ただし、20時以降は迷惑がられることもあり、失礼なヤツだと思われてしまう可能性が高いので注意しておきましょう。

緊急な用事などでどうしてもかけなければいけない時は、必ず「夜分に申し訳ありません」と一言添えるようにする。

自分から名前を告げる

電話は普通、かけた側から自分の名前を告げるのが常識というものです。よくありがちなのが「○○さんでしょうか?」「○○さんをお願いしたいのですが・・・」といきなり言ってしまうパターン。

「まず名乗れよ!」と思われてしましますし、失礼な態度に映ってしまいます。基本は「○○会社の□□と申します」と会社名+名前を先に伝えるのがマナーです。

挨拶は短めに

相手が電話を受けるということは、仕事を中断しているのだということを忘れてはいけない。挨拶をするのは当然のことですが、あまりにも長くて本題の用件に入らないのはNGです。

季節によっては事項の挨拶をする場合や久しぶりに話した場合でも、挨拶だけで盛り上がらないように注意。相手が忙しい中で電話を受け取ったのかもしれない。

言葉だけでは説明が難しい用件であれば、メールで先に資料を送るなどしてその後すぐに電話をするとスムーズ。



長くなるなら最初に言っておく

内容によっては、始めから電話が長くなると分かっていることがありますよね。そんな時は、先に話が長くなりそうだということを断っておくようにします。

少し長くなるのですが、今お時間よろしいでしょうか?」などと言っておきます。これもまた、相手の貴重な時間を使ってるということを頭に入れておきたいところ。

もし、相手の都合が悪いとなった場合は、どの時間帯ならいいのかを聞いてかけ直すようにします。

メモを取る

電話は言葉だけのやり取りとなるので、長くなってしまった時なんかはつい細かい内容を忘れてしまうこともあります。正確に内容を把握して、抜けがないかを確認するためにもメモを取ることは必須。

任された仕事だとしても、自分だけが分かっていればいいものでもないですし、同僚や上司と共通認識をしておくためにもメモを取ることは非常に重要となります。

上司に電話の内容はどうだったかを問われても、しどろもどろでうまく伝えられなかったり内容が曖昧では信用も落とすでしょう。再確認のためにもう一度電話しなくてはならないなど、二度手間となってしまうので注意したい。

不在ならこちらからかけ直す

担当者が不在の場合は、かけている側がかけ直すのがマナーです。その場合は、何時頃であれば電話に出てもらえそうなのかを確認にしておくようにします。

何回も電話して毎回不在であれば手間もかかりますし、仕事も進みません。上司から、「あの件どうなった?」と聞かれて、「話せてません」だけでは「僕はデキない大人です」と言っているようなものと一緒です。

上司にも、「不在だったのでまだ話していませんが、何時に戻られるようなので時間になったらかけ直します」と、状況を説明できるようにしておきましょう。

伝言をお願いするなら電話口の人の名前を聞いておく

相手が不在の場合は、基本的にこちらからかけ直すしますが、相手が「こちらからかけ直しましょうか?」「ご伝言を承りましょうか?」などと言ってきた場合はお願いをしても何も問題はありません。

その際には、伝言とともに会社名+名前+連絡先を伝えるようにします。

また、電話で対応してくれた方の名前も聞いておくようにします。折り返しの電話をお願いしたのにいっこうにかかってこないなどのトラブル時には、対応してくれた人の名前が分かればもう一度電話してどういう状況なのかも確認できますよね。



ビジネスマナーにおける基本的な電話の切り方

電話を切る場合は、かけた側の人が先に切るのがマナーです。しかし、上司や目上の人が話し相手の場合は、相手が切ったのを確認してから切ります。

もし、電波の関係などで切れてしまった時もかけた方からかけ直すのが基本。

また、電話を切る際に、「失礼いたします」のように別れの軽い挨拶を言いますが、言ってすぐに切るのはマナー違反。いったん間を取ってから切るようにします。

もちろん、固定電話で受話器を置く際には静かに置くように。乱暴に取り扱うのはNGです。

基本は固定電話

会社でも携帯電話を持って仕事をしている人はいますが、基本は固定電話を使って取引先などに連絡するようにします。携帯電話は、電波の状況によっては、途切れ途切れになる可能性もあり、何度も言い直しをお願いしてしまうということになってしまいます。

特に大事な用件では聞き逃してしまってはいけませんし、後々に問題にならないようにしたい。

もちろん、外回りや外出先から連絡する場合は携帯電話になりますが、会社内では固定電話を使うようにしましょう。

まとめ

電話をかけるのにも、基本的なマナーというものがありますので気をつけておきたいところ。

プライベートで友人と話す場合はそこまで気にする必要はありませんが、仕事とのON・OFFはしっかりとしておきましょう。

あまりにも酷かったり、キャリアを積んでもできていなかったりしたらそれこそみっともないので注意ですよ。





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