【電話のマナー】一般的な受け方|3コール以内で「もしもし」はNG

ビジネスにおいて、電話での連絡は欠かせないもの。

電話はこちらからかける時もあれば受けるときもあります。

かける時だけではなく受ける時にも相手に失礼のないようにしたいところですよね。

ここでは、一般的な電話の受け方における3つのポイントを紹介します。

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3コール以内に取る

CHECK
・電話は3コール以内に取る
・それ以上は一言添える

電話がかかってきた場合は、3コール以内に出るのがマナーです。仕事が忙しくて手が空いていない場合でも、電話を優先して出るようにします。

席を立っているタイミングでかかってきてしまい、3コール以内に取れなかった場合は「たいへんお待たせいたしました」のように一言添えることを忘れないように

コールが長くなってしまったら、相手を待たせてしまっているということを認識しておきましょう。別の用件で電話してきたのに、遅かったことに腹を立ててクレームを言ってくる人もなかにはいるので気をつけたい。

「もしもし」は使わないのが常識

CHECK
・「もしもし」は不要

電話の会話で言いがちなのが「もしもし」という言葉。突然「もしもし?」なんて出られたら、その会社のレベルを疑われても仕方がないでしょう。

一般的には「はい、○○会社でございます」などとシンプルに会社名を丁寧に言えば問題ない。会社の決まり事として「はい、○○会社の□□でございます」と自分の名前を告げる場合もあるので、会社に確認しておくとよい。

電波が悪くて聞き取りにくい場合は使っても常識範囲という人もいますが、「もしもし」は「申し申し」の略であり、本来は目上の人が使う言葉。実際には使わない方が無難と言えます。

「なるほど」もNG

CHECK
・「なるほど」は失礼

「もしもし」と同様に使ってしまいがちなのが、相づちで使う「なるほど」という言葉。同意することを意味し、本来は目上の人が目下に対して使うか、同等の立場の人に使います。

相手の意見や提案に対して「なるほど」というのは、上から目線でうなずいているようなものなので、失礼にあたるのです。

もし、「なるほど」と表現したいのであれば、「そうですね」と言い換えるようにしましょう。



聞き取りにくい場合の対処法

CHECK
・聞き取りにくいときは丁寧に

相手によっては、滑舌が悪かったり早口だったりして聞き取りにくいことってありますよね。周りがうるさい場合や声が小さいこともあるでしょう。

電話の対応では、聞き取りにくかった内容をしっかりと聞き直して理解しておくことが大切です。名前や内容を認識できていなければ、それ以上話が進展しませんよね。

ただし、聞き直す際に「もう一度いいですか?」では失礼になるので、「恐れ入りますがもう一度お願いいたします」のように丁寧に聞き返すようにします。

相手の言っていることが何度も聞こえない状態になればイライラしてしまうかもしれませんが、そんな時は復唱する形を取るようにします。「○○についてですね?」「□□の件でご連絡いただいたということですね?」などなど。

確実に用件を聞いておかなければ、取り次ぐにしても自分への用だったとしてもトラブルが起きかねないので注意。

まとめ

電話を受ける時は、3コール以内でそれ以上の場合は一言添える。

「もしもし」や「なるほど」は使わないようにし、本来の意味も理解しておきたい。

電話の受け方一つで、その人の印象や信頼感は変わってくるので、普段から心がけておくようにしましょう。





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